Automatisierung · Personalberatung

Automatisierung für Personalberater: Eingang, Rückmeldung und Löschung laufen von allein.

Eine Bewerbung legt den Kandidaten an und bestätigt den Eingang, die Vorstellung beim Auftraggeber startet die Erinnerung nach drei Tagen, die Absage des Beraters löst die Nachricht an den Kandidaten aus. Alles hängt an einem Strang, mit Prüfung, wo ein Mensch entscheiden muss.

ab 1.490 € pro Ablauf · ab 79 €/Monat

Kostenloser KI-Check
Typische Engpässe

Wo es in vielen Personalberatungen heute hakt.

  • Jede Bewerbung wird per Hand ins Bewerbermanagement übertragen, bestätigt und dem Mandat zugeordnet.
  • Kandidaten, die der Berater abgelehnt hat, warten Wochen auf die Nachricht, weil die Absage per Hand geschrieben wird.
  • Speicherfristen und Löschung werden in Tabellen nachgehalten, und die Datenschutzprüfung ist jedes Mal ein Kraftakt.
Konkrete Einsätze

5 konkrete Einsätze für Personalberatungen.

Deine Systeme sprechen miteinander. Was heute von Hand übertragen wird, läuft morgen von allein.

  1. 01Bewerbung bis KandidatenakteBewerbung aus Mail, Portal oder Formular erzeugt den Kandidaten im Bewerbermanagement, ordnet Unterlagen und Mandat zu, bestätigt den Eingang und legt die Einwilligung ab.
  2. 02Rückmeldekette AuftraggeberProfil vorgestellt, Erinnerung nach drei Tagen, Rückmeldung startet den nächsten Schritt oder legt den Vorgang dem Berater vor.
  3. 03Nachricht nach EntscheidungEntscheidet der Berater über Zu- oder Absage, geht die Nachricht an den Kandidaten in eurem Ton raus, bei Absage mit dem Angebot, im Pool zu bleiben, wenn er zustimmt.
  4. 04Speicherfrist und LöschungLäuft eine Frist ab, fragt das System den Kandidaten nach Verlängerung oder löscht die Daten und dokumentiert es, ohne Tabelle.
  5. 05Rechnung bei UnterschriftVertragsunterschrift beim Auftraggeber löst die Rechnung nach Honorarvereinbarung aus, bei Staffel die Teilrechnungen, mit Erinnerung bei Verzug.
Live testen

Schick eine Anfrage und sieh dem Ablauf zu.

Deine Anfrage läuft live durch sechs Stationen: verstehen, Preisliste, Angebot, E-Mail, Team. Jede Station zeigt ihre echten Daten.

Das ist ein echter Ablauf, kein Film: Jede Station arbeitet wirklich, die Zeiten sind gemessen. Preise kommen aus unserer Preisliste. Mit E-Mail-Adresse bekommst du den Entwurf zugeschickt, und deine Anfrage landet bei uns im Postfach.

Ablauf

So entsteht eine Automatisierung

  1. 1Ablauf aufnehmenWir zeichnen den Vorgang mit dem meisten Aufwand auf, Schritt für Schritt, mit allen Werkzeugen, Ausnahmen und Datenschutzregeln.
  2. 2Bauen und prüfenDie Systeme werden verbunden, Prüfschritte eingebaut, wo ein Berater entscheiden muss. Test mit echten Mandaten.
  3. 3BetriebDer Ablauf läuft, die Übersicht zeigt, was er getan hat. Monatliche Pflege und Anpassung, wenn sich etwas ändert.
Datenschutz und Recht

Worauf Personalberatung achten sollten.

Bewerberdaten nach DSGVO und AGG

Bewerberdaten sind besonders geschützt und dürfen nur für das konkrete Verfahren genutzt werden. Automatische Vorauswahl darf keine Merkmale wie Alter, Herkunft, Geschlecht oder Religion bewerten. Unsere Systeme fragen nur fachliche Kriterien ab, die du festlegst, und die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Keine automatisierte Letztentscheidung

Nach Art. 22 DSGVO darf eine Absage nicht allein durch ein System erfolgen. Der KI-Assistent sortiert und fasst zusammen, Zu- und Absagen trifft dein Team.

Absage nur nach menschlicher Entscheidung

Die Automatisierung verschickt eine Absage erst, wenn ein Berater die Entscheidung im System getroffen hat. Das System schlägt nichts vor und sortiert nicht aus, es erledigt nur die Nachricht.

KI-Kennzeichnung nach EU-KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können, und KI-erzeugte Bilder, Videos und Stimmen sind als solche zu kennzeichnen. Unsere Systeme stellen sich deshalb immer als KI vor.

Diese Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deiner Kammer, deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsanwältin.

Was du brauchst

Das lieferst du.

  • Zugang zu Bewerbermanagement, Postfach, Kalender und Rechnungsprogramm
  • Eure Vorlagen für Bestätigung, Absage, Pool-Anfrage und Rechnung
  • Eure Regeln zu Speicherfrist, Löschung und wann ein Berater prüfen muss
  • Eine Person, die in den ersten Wochen Rückmeldung gibt
Was es kostet

Preise wie auf der Leistungsseite.

Automatisierung und Integrationab 1.490 € pro Ablauf · ab 79 €/Monat

Alle Preise netto als „ab“-Preise. Was genau du brauchst, steht nach dem Gespräch in einem festen Angebot, innerhalb von zwei Werktagen.

Pakete und Preise im Detail ›
Häufige Fragen

Häufige Fragen: Automatisierung für Personalberatungen.

Mit welchem Ablauf sollten wir anfangen?

Mit dem, der am meisten Zeit kostet oder am häufigsten schiefgeht. Bei Personalberatungen ist das meist der Bewerbungseingang oder die Nachricht nach Entscheidung.

Was, wenn ein Auftraggeber ein eigenes Portal vorgibt?

Das kommt bei Konzernen vor. Solche Mandate lassen sich oft über Mail oder Export anbinden, und wo das nicht geht, bleibt der Schritt manuell, der Rest läuft weiter.

Hilft das bei der Datenschutzprüfung?

Ja, Einwilligungen, Fristen und Löschungen werden dokumentiert, und die Übersicht zeigt jederzeit, welche Daten warum gespeichert sind. Eure Datenschutzbeauftragte stimmen wir vorher ein.

Was kostet das?

Ein Ablauf kostet ab 1.490 € einmalig und ab 79 €/Monat, drei Abläufe wie Eingang, Rückmeldung und Löschung 3.900 € und ab 149 €/Monat. Die Pakete stehen auf der Leistungsseite Automatisierung.

Nimmt der Assistent uns die Entscheidung ab?

Nein, und das darf er auch nicht. Er führt das Erstgespräch nach deinen Fragen, fasst zusammen und zeigt dir die Kandidaten, die fachlich passen. Welche du weiterbringst, entscheidest du.

Wie viel Zeit steckt in deinem Betrieb?

Der kostenlose KI-Check schaut sich deine Webseite an, fragt nach deinen Zeitfressern und zeigt in wenigen Minuten, wo sich KI für dich lohnt. Oder wir sprechen direkt.

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