Digitale Mitarbeiter · Pflegedienste

Ein digitaler Mitarbeiter, der Anrufe von Angehörigen und Interessenten aufnimmt.

Die Pflegedienstleitung ist unterwegs, in der Planung oder im Gespräch. Der digitale Mitarbeiter nimmt Anrufe an, nimmt Anfragen für neue Versorgungen geordnet auf, beantwortet allgemeine Fragen zum Angebot und legt Rückrufe nach Dringlichkeit vor.

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Typische Engpässe

Wo es in vielen Pflegediensten heute hakt.

  • Angehörige rufen an, während alle unterwegs sind, und erreichen niemanden.
  • Anfragen für neue Versorgungen werden mehrfach telefonisch nachgefragt, bis alle Angaben da sind.
  • Wichtige Rückrufe gehen zwischen Dienstplanänderungen und Touren unter.
Konkrete Einsätze

4 konkrete Einsätze für Pflegedienste.

Digitale Mitarbeiter, die Anrufe annehmen, Nachrichten beantworten und Routinearbeit erledigen. Angebunden an deine Systeme, arbeiten sie nach deinen Regeln.

  1. 01Anfrage für neue VersorgungNimmt Ort, gewünschte Leistungen, Pflegegrad falls bekannt und Starttermin auf und fasst alles für die Pflegedienstleitung zusammen.
  2. 02Allgemeine FragenBeantwortet Fragen zum Einzugsgebiet, zu Leistungsarten und zum Ablauf eines Erstbesuchs, so wie du es freigibst.
  3. 03Rückrufe nach DringlichkeitSortiert Anliegen nach festen Regeln und legt die Rückrufliste in der richtigen Reihenfolge vor.
  4. 04BewerbungenNimmt Anrufe von Bewerberinnen und Bewerbern an und vereinbart erste Gespräche.
Beispiel

So nimmt der digitale Mitarbeiter eine Anfrage auf

  1. Digitaler Mitarbeiter (KI)

    Ambulanter Pflegedienst, hier spricht die digitale Assistenz, eine KI. Wie kann ich helfen?

  2. Angehöriger

    Meine Mutter kommt nächste Woche aus dem Krankenhaus und braucht Hilfe zu Hause. Haben Sie Kapazitäten?

  3. Digitaler Mitarbeiter (KI)

    Das klärt die Pflegedienstleitung. Damit sie Sie schnell zurückrufen kann: In welchem Ort wohnt Ihre Mutter, und wobei braucht sie Unterstützung, zum Beispiel Körperpflege, Medikamente oder Hauswirtschaft?

  4. Angehöriger

    In der Altstadt. Vor allem morgens bei der Körperpflege und mit den Tabletten.

  5. Digitaler Mitarbeiter (KI)

    Danke, ich habe das aufgenommen. Die Pflegedienstleitung ruft Sie heute bis 16 Uhr zurück. Unter welcher Nummer erreicht man Sie?

Beispielablauf. Namen, Orte und Zeiten sind erfunden, der Ablauf zeigt, wie das System arbeitet.

Datenschutz und Recht

Worauf Pflegedienste achten sollten.

Schweigepflicht nach § 203 StGB

Pflegefachkräfte als Angehörige eines Heilberufs unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen nur eingebunden werden, soweit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist, und müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB). Wir unterschreiben die Verschwiegenheitsverpflichtung und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Auskünfte an Angehörige

Auskünfte über den Gesundheitszustand gibt es nur an Berechtigte. Das System gibt deshalb keine Auskünfte über Pflegebedürftige, sondern nimmt Anliegen auf und leitet sie an die zuständige Fachkraft weiter.

Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO

Pflegegrad, Diagnosen und Hilfebedarf sind Gesundheitsdaten. Erfasst wird nur, was für den Vorgang nötig ist, auf Wunsch auf Servern in Deutschland, mit klaren Löschfristen.

KI-Kennzeichnung nach EU-KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können, und KI-erzeugte Bilder, Videos und Stimmen sind als solche zu kennzeichnen. Unsere Systeme stellen sich deshalb immer als KI vor.

Diese Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deiner Kammer, deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsanwältin.

Was du brauchst

Das lieferst du.

  • Euer Einzugsgebiet und die Leistungen, die ihr anbietet
  • Die Angaben, die ihr für eine neue Versorgung braucht
  • Regeln für Dringlichkeit und Weiterleitung, auch außerhalb der Bürozeiten
  • Eine Telefonnummer oder Rufumleitung für den Assistenten
Was es kostet

Preise wie auf der Leistungsseite.

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Alle Preise netto als „ab“-Preise. Was genau du brauchst, steht nach dem Gespräch in einem festen Angebot, innerhalb von zwei Werktagen.

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Häufige Fragen

Häufige Fragen: Digitale Mitarbeiter für Pflegedienste.

Gibt der Mitarbeiter Auskunft über betreute Personen?

Nein. Auskünfte über Pflegebedürftige gibt es nur an Berechtigte und nur durch eure Fachkräfte. Der Mitarbeiter nimmt das Anliegen auf und leitet es weiter.

Was passiert, wenn jemand einen Notfall meldet?

Dann nennt der Mitarbeiter sofort die 112 und informiert nach euren Regeln die diensthabende Fachkraft. Er versucht nicht, die Lage selbst einzuschätzen.

Kann er sagen, ob wir freie Kapazitäten haben?

Nur wenn ihr ihm das mitteilt, etwa über eine einfache Übersicht. Sonst nimmt er die Anfrage auf und die Pflegedienstleitung entscheidet.

Wie klingt das für ältere Anrufer?

Ruhig, in ganzen Sätzen, mit Rückfragen, wenn etwas unklar ist. Wer lieber mit einem Menschen spricht, bekommt einen Rückruf.

Ersetzt das System die Pflegedokumentation?

Nein. Es kann Verwaltungsarbeit abnehmen und vorbereiten, etwa Anfragen erfassen oder Informationen zusammenstellen. Die fachliche Pflegedokumentation bleibt in eurer Pflegesoftware und in der Verantwortung der Fachkräfte.

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