Digitale Mitarbeiter · Steuerbüros

Digitale Mitarbeiter, die Belege einsammeln und Mandantenfragen beantworten.

Fehlende Belege, Rückfragen zum Stand, Termine für die Besprechung: Der digitale Mitarbeiter übernimmt die wiederkehrende Kommunikation per Telefon, E-Mail oder WhatsApp, erinnert freundlich an Unterlagen und legt Wichtiges geordnet vor.

ab 1.950 € einmalig pro Kanal · ab 149 €/Monat

Kostenloser KI-Check
Typische Engpässe

Wo es in vielen Steuerbüros heute hakt.

  • Mitarbeitende telefonieren Mandanten hinterher, damit Belege und Unterlagen kommen.
  • Dieselben Fragen zu Fristen und Stand der Erklärung kommen in der Saison täglich.
  • Unterlagen kommen per Foto, Mail und Post, ohne klare Zuordnung.
Konkrete Einsätze

4 konkrete Einsätze für Steuerbüros.

Digitale Mitarbeiter, die Anrufe annehmen, Nachrichten beantworten und Routinearbeit erledigen. Angebunden an deine Systeme, arbeiten sie nach deinen Regeln.

  1. 01Belege anfordernSchickt Mandanten eine Liste fehlender Unterlagen, erinnert in Abständen und meldet, wann alles da ist.
  2. 02Unterlagen annehmenNimmt Fotos und Dokumente per WhatsApp oder E-Mail an, benennt sie sinnvoll und legt sie dem richtigen Mandanten zu.
  3. 03StandardfragenBeantwortet Fragen zu Ablauf, Terminen und benötigten Unterlagen nach den Texten, die die Kanzlei freigibt.
  4. 04TerminvereinbarungVereinbart Besprechungstermine im Kalender und schickt vorab die Liste der mitzubringenden Unterlagen.
Beispiel

So erinnert der digitale Mitarbeiter an fehlende Unterlagen

  1. Digitaler Mitarbeiter (KI)

    Guten Tag, hier ist die digitale Assistenz Ihres Steuerbüros, eine KI. Für Ihre Einkommensteuererklärung fehlen noch zwei Unterlagen: die Bescheinigung Ihrer Krankenversicherung und die Nebenkostenabrechnung. Können Sie diese als Foto schicken?

  2. Mandant

    Die Nebenkostenabrechnung habe ich noch nicht bekommen.

  3. Digitaler Mitarbeiter (KI)

    Danke für die Info. Ich vermerke das für Ihre Sachbearbeiterin. Die Versicherungsbescheinigung können Sie einfach hier als Foto senden.

  4. Mandant

    Kommt gleich.

  5. Digitaler Mitarbeiter (KI)

    Erhalten, danke. Sobald die Nebenkostenabrechnung da ist, schicken Sie sie bitte auf demselben Weg.

Beispielablauf. Namen, Orte und Zeiten sind erfunden, der Ablauf zeigt, wie das System arbeitet.

Datenschutz und Recht

Worauf Steuerbüros achten sollten.

Schweigepflicht nach § 203 StGB

Steuerberaterinnen, Steuerberater und ihre Mitarbeitenden unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen nur eingebunden werden, soweit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist, und müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB). Für Dienstleister gilt zusätzlich § 62a StBerG mit eigenen Vorgaben zur Verpflichtung und Kontrolle. Wir unterschreiben die Verschwiegenheitsverpflichtung und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Aufbewahrung und GoBD

Belege und steuerrelevante Unterlagen müssen nachvollziehbar und unveränderbar abgelegt werden. Automatisierte Abläufe protokollieren jeden Schritt, die Ablage bleibt in den Systemen der Kanzlei.

Keine Steuerberatung durch die KI

Das System sortiert, erinnert und bereitet vor. Steuerliche Auskünfte an Mandanten gibt es nur so, wie die Kanzlei sie freigibt.

KI-Kennzeichnung nach EU-KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können, und KI-erzeugte Bilder, Videos und Stimmen sind als solche zu kennzeichnen. Unsere Systeme stellen sich deshalb immer als KI vor.

Diese Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deiner Kammer, deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsanwältin.

Was du brauchst

Das lieferst du.

  • Eure Checklisten für Unterlagen je Mandatsart
  • Die Texte für Erinnerungen und Standardantworten oder deine Freigabe unserer Entwürfe
  • Zugang zu Postfach und Kalender, Informationen zur Kanzleisoftware
  • Eine WhatsApp-Business-Nummer, wenn der Kanal genutzt werden soll
Was es kostet

Preise wie auf der Leistungsseite.

Digitale Mitarbeiterab 1.950 € einmalig pro Kanal · ab 149 €/Monat

Alle Preise netto als „ab“-Preise. Was genau du brauchst, steht nach dem Gespräch in einem festen Angebot, innerhalb von zwei Werktagen.

Pakete und Preise im Detail ›
Häufige Fragen

Häufige Fragen: Digitale Mitarbeiter für Steuerbüros.

Ist WhatsApp für ein Steuerbüro überhaupt zulässig?

Es kommt auf die Einrichtung an: WhatsApp Business über eine offizielle Schnittstelle, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, keine Synchronisation privater Adressbücher und klare Information der Mandanten. Ob der Kanal für euch passt, entscheidet ihr mit eurem Datenschutzberater. Alternativ nutzen wir ein Upload-Portal oder E-Mail.

Beantwortet der Mitarbeiter steuerliche Fragen?

Nur so, wie ihr es freigebt, etwa allgemeine Fristen. Individuelle steuerliche Fragen leitet er an die zuständige Person weiter.

Wo landen die Unterlagen?

In der Ablage, die ihr festlegt, etwa im Dokumentenmanagement der Kanzlei, mit Protokoll. Sie werden nicht für andere Zwecke genutzt.

Was passiert in der Saison mit vielen Anfragen?

Der digitale Mitarbeiter wird nicht müde und beantwortet viele Nachrichten gleichzeitig. Das entlastet gerade dann, wenn das Team ohnehin am Limit ist.

Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?

Das klären wir im ersten Gespräch. Viele Programme haben Schnittstellen oder Importwege für Belege und Daten. Wo es keine gibt, bereitet das System die Daten so vor, dass die Übernahme schnell geht. Wir versprechen keine Anbindung, bevor wir sie bei dir geprüft haben.

Wie viel Zeit steckt in deinem Betrieb?

Der kostenlose KI-Check schaut sich deine Webseite an, fragt nach deinen Zeitfressern und zeigt in wenigen Minuten, wo sich KI für dich lohnt. Oder wir sprechen direkt.

KI-Check starten