Digitaler Empfang · Kanzleien

Ein digitaler Empfang für die Kanzlei, der Mandanten anmeldet und Unterlagen annimmt.

Wer die Kanzlei betritt, hat einen Termin, bringt Unterlagen vorbei oder will nur kurz etwas fragen. Der digitale Empfang auf dem Display begrüßt, fragt nach dem Anliegen, meldet den Mandanten bei der zuständigen Person an und nennt die Wartezeit. Rechtliche Fragen beantwortet er nicht, er gibt sie weiter.

ab 2.950 € zzgl. Gerät · Betrieb ab 199,95 €/Monat

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Typische Engpässe

Wo es in vielen Kanzleien heute hakt.

  • Die Rechtsanwaltsfachangestellte sitzt am Telefon, und am Tresen steht gleichzeitig ein Mandant mit Termin.
  • Wer nur eine Vollmacht oder Unterlagen abgeben will, wartet trotzdem, bis jemand frei ist.
  • Besucher fragen am Empfang nach dem Stand ihres Falls und erwarten dort eine Antwort, die erst die Anwältin geben kann.
Konkrete Einsätze

5 konkrete Einsätze für Kanzleien.

Ein Tablet oder Display mit deinem Klon in Praxis, Kanzlei oder Showroom. Er nimmt Anliegen auf und weist den Weg.

  1. 01Anmeldung zum TerminFragt nach Name und Termin, gleicht ihn mit dem Kanzleikalender ab und meldet den Mandanten bei der Anwältin oder dem Anwalt an. Verspätet sich der Termin, sagt er die Wartezeit.
  2. 02Unterlagen und VollmachtenNimmt entgegen, dass Unterlagen, eine unterschriebene Vollmacht oder ein Schreiben abgegeben wurden, vermerkt das zur Akte und sagt, wer sich meldet. Die Papiere selbst gehen in das Fach, das die Kanzlei festlegt.
  3. 03Erstkontakt ohne TerminWer ohne Termin kommt, bekommt die Fragen, die du für den Erstkontakt festlegst, etwa Rechtsgebiet und Gegenseite, und einen Terminvorschlag nach der Kollisionsprüfung.
  4. 04Zustellungen und BotenNimmt Kuriere, Gerichtsboten und Lieferungen auf, informiert die zuständige Person und erklärt, wo abgegeben wird.
  5. 05MehrsprachigBegrüßt Mandanten auf Türkisch, Englisch, Polnisch oder Arabisch und nimmt das Anliegen in ihrer Sprache auf. Das Team bekommt die Zusammenfassung auf Deutsch.
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Sprich mit dem Empfang einer Beispielpraxis.

So steht der digitale Empfang am Tresen: mit Gesicht, in Echtzeit. Anmelden, Termin, Rezept, Weg zum Labor, auch in anderen Sprachen.

Digitaler Empfang (KI-Avatar)
Hausarztpraxis am HohentwielDigitaler Empfang

So steht der Empfang in deiner Praxis oder deinem Betrieb auf einem Bildschirm: mit Gesicht, in Echtzeit, auch in anderen Sprachen. Sag zum Beispiel: „Ich bin zur Blutabnahme da“ oder „Ich brauche ein Folgerezept“. Fiktive Praxis, alle Termine sind Beispiele. Du sprichst mit einer KI; das Mikrofon läuft nur während des Gesprächs.

Datenschutz und Recht

Worauf Kanzleien achten sollten.

Schweigepflicht nach § 203 StGB

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen nur eingebunden werden, soweit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist, und müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB). Für Dienstleister gilt zusätzlich § 43e BRAO, der die Auswahl, Verpflichtung und Kontrolle regelt. Wir unterschreiben die Verschwiegenheitsverpflichtung und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Keine Rechtsberatung durch die KI

Das System nimmt Sachverhalte auf, ordnet sie ein und bereitet sie vor. Eine rechtliche Bewertung gegenüber Mandanten gibt es nicht ab. Das bleibt bei der Anwältin oder dem Anwalt.

Interessenkollision

Vor der Annahme eines Mandats muss die Kanzlei Interessenkonflikte prüfen. Die Erstaufnahme erfasst dafür die Gegenseite und reicht sie zur Prüfung weiter, bevor ein Termin bestätigt wird.

Diskretion im Empfangsbereich

Andere Besucher sollen nicht mithören, worum es geht. Der Empfang fragt im Wartebereich nur das Nötigste ab, der Rest läuft über das Display oder im Gespräch mit dem Team.

KI-Kennzeichnung nach EU-KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können, und KI-erzeugte Bilder, Videos und Stimmen sind als solche zu kennzeichnen. Unsere Systeme stellen sich deshalb immer als KI vor.

Diese Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deiner Kammer, deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsanwältin.

Was du brauchst

Das lieferst du.

  • Einen Platz für das Display und ein Fach für abgegebene Unterlagen
  • Zugang zum Kanzleikalender oder zur Terminverwaltung der Kanzleisoftware
  • Die Fragen, die du im Erstkontakt stellst, und die Regeln für die Kollisionsprüfung
  • Eine Person im Team, die Meldungen des Empfangs entgegennimmt
Was es kostet

Preise wie auf der Leistungsseite.

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Alle Preise netto als „ab“-Preise. Was genau du brauchst, steht nach dem Gespräch in einem festen Angebot, innerhalb von zwei Werktagen.

Pakete und Preise im Detail ›
Häufige Fragen

Häufige Fragen: Digitaler Empfang für Kanzleien.

Was sagt der Empfang, wenn ein Mandant nach dem Stand seines Falls fragt?

Er sagt, dass er dazu keine Auskunft geben darf, und meldet die Frage an die zuständige Person. Eine Rückmeldung vereinbart er, wenn du das freigibst.

Wie wird die Kollisionsprüfung berücksichtigt?

Beim Erstkontakt ohne Termin fragt der Empfang nach der Gegenseite und reicht die Angaben weiter. Einen Termin bestätigt er erst, wenn das Team die Prüfung bestätigt hat, oder nach den Regeln, die du dafür festlegst.

Ersetzt das die Rechtsanwaltsfachangestellte?

Nein. Der Empfang übernimmt Anmeldung, Wartezeit und Abgaben, damit das Team in Ruhe telefonieren und Akten bearbeiten kann. Die persönliche Betreuung bleibt beim Team.

Was kostet der digitale Empfang?

Ab 2.950 € zuzüglich Gerät, der Betrieb ab 199,95 € im Monat. Die Pakete stehen auf der Leistungsseite Empfang vor Ort.

Gibt das System Mandanten rechtliche Auskünfte?

Nein. Es nimmt das Anliegen auf, fragt die Fakten ab, die du festlegst, und kann auf allgemeine Hinweise verweisen, die du freigibst, etwa dass bei einer Kündigung kurze Fristen laufen. Die rechtliche Bewertung bleibt bei dir.

Wie viel Zeit steckt in deinem Betrieb?

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