Digitaler Empfang · Steuerbüros

Ein digitaler Empfang im Steuerbüro, der Belege annimmt und Mandanten anmeldet.

Im Steuerbüro kommen Mandanten mit dem Pendelordner, zur Unterschrift unter die Erklärung oder zum Jahresgespräch. Der digitale Empfang begrüßt, nimmt die Belegabgabe auf, meldet den Termin bei der zuständigen Sachbearbeiterin an und nennt die Wartezeit, auch wenn im Sekretariat gerade jeder am Telefon ist.

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Kostenloser KI-Check

Typische Engpässe

Wo es in vielen Steuerbüros heute hakt.

In der Abgabesaison stehen Mandanten mit Ordnern am Tresen, während das Sekretariat Fristen am Telefon klärt.
Wer nur Belege abgeben will, wartet trotzdem, bis jemand frei ist, und die Abgabe wird nirgends vermerkt.
Mandanten fragen am Empfang nach dem Bescheid oder nach einer steuerlichen Einschätzung, die dort niemand geben darf.

Konkrete Einsätze

5 konkrete Einsätze für Steuerbüros.

Ein Tablet oder Display mit deinem Klon in Praxis, Kanzlei oder Showroom. Er nimmt Anliegen auf und weist den Weg.

01Belegabgabe vermerkenNimmt auf, dass ein Mandant Ordner, Belege oder unterschriebene Unterlagen abgegeben hat, legt den Eingang zur Akte an und sagt, wer sich meldet. Die Papiere gehen in das Fach, das die Kanzlei festlegt.
02Anmeldung zum TerminGleicht den Termin mit dem Kanzleikalender ab, meldet den Mandanten bei der zuständigen Person an und nennt die Wartezeit.
03Unterschrift und AbholungWer zur Unterschrift oder zur Abholung des Jahresabschlusses kommt, wird angemeldet, das Team bringt die Unterlagen an den Tresen.
04Erstkontakt ohne TerminFragt bei neuen Interessenten Rechtsform, Branche und gewünschte Leistung ab und bietet einen Termin für das Erstgespräch an.
05MehrsprachigBegrüßt Mandanten auf Türkisch, Englisch, Kroatisch oder Polnisch und nimmt das Anliegen in ihrer Sprache auf. Das Team bekommt die Zusammenfassung auf Deutsch.

Live testen

Sprich mit dem Empfang einer Beispielpraxis.

So steht der digitale Empfang am Tresen: mit Gesicht, in Echtzeit. Anmelden, Termin, Rezept, Weg zum Labor, auch in anderen Sprachen.

Hausarztpraxis am HohentwielDigitaler Empfang

So steht der Empfang in deiner Praxis oder deinem Betrieb auf einem Bildschirm: mit Gesicht, in Echtzeit, auch in anderen Sprachen. Sag zum Beispiel: „Ich bin zur Blutabnahme da“ oder „Ich brauche ein Folgerezept“. Fiktive Praxis, alle Termine sind Beispiele. Du sprichst mit einer KI; das Mikrofon läuft nur während des Gesprächs.

Datenschutz und Recht

Worauf Steuerbüros achten sollten.

Schweigepflicht nach § 203 StGB

Steuerberaterinnen, Steuerberater und ihre Mitarbeitenden unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Externe Dienstleister dürfen nur eingebunden werden, soweit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist, und müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB). Für Dienstleister gilt zusätzlich § 62a StBerG mit eigenen Vorgaben zur Verpflichtung und Kontrolle. Wir unterschreiben die Verschwiegenheitsverpflichtung und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Aufbewahrung und GoBD

Belege und steuerrelevante Unterlagen müssen nachvollziehbar und unveränderbar abgelegt werden. Automatisierte Abläufe protokollieren jeden Schritt, die Ablage bleibt in den Systemen der Kanzlei.

Keine Steuerberatung durch die KI

Das System sortiert, erinnert und bereitet vor. Steuerliche Auskünfte an Mandanten gibt es nur so, wie die Kanzlei sie freigibt.

Diskretion im Empfangsbereich

Andere Besucher sollen nicht mithören, um welchen Mandanten und welche Zahlen es geht. Der Empfang fragt nur das Nötigste ab, Details laufen über das Display oder das Gespräch mit dem Team.

KI-Kennzeichnung nach EU-KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der EU-KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht oder schreibt, muss das erkennen können, und KI-erzeugte Bilder, Videos und Stimmen sind als solche zu kennzeichnen. Unsere Systeme stellen sich deshalb immer als KI vor.

Diese Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall sprich mit deiner Kammer, deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsanwältin.

Was du brauchst

Das lieferst du.

Einen Platz für das Display und ein Fach für abgegebene Unterlagen
Zugang zum Kanzleikalender oder zur Terminverwaltung der Kanzleisoftware
Die Zuordnung, welche Mitarbeiterin welche Mandanten betreut
Eine Person im Team, die Meldungen des Empfangs entgegennimmt

Was es kostet

Preise wie auf der Leistungsseite.

Empfang vor Ortab 2.950 € zzgl. Gerät · Betrieb ab 199,95 €/Monat

Alle Preise netto als „ab“-Preise. Was genau du brauchst, steht nach dem Gespräch in einem festen Angebot, innerhalb von zwei Werktagen.

Pakete und Preise im Detail ›

Häufige Fragen

Häufige Fragen: Digitaler Empfang für Steuerbüros.

Was sagt der Empfang, wenn ein Mandant eine steuerliche Frage stellt?

Er sagt, dass er dazu keine Auskunft geben darf, und meldet die Frage an die zuständige Person. Eine Rückmeldung vereinbart er, wenn du das freigibst.

Werden abgegebene Belege erfasst?

Der Empfang vermerkt die Abgabe mit Mandant, Zeitpunkt und Art der Unterlagen. Die Belege selbst werden vom Team gescannt und verbucht, so wie bisher.

Ersetzt das das Sekretariat?

Nein. Der Empfang übernimmt Anmeldung, Wartezeit und Abgaben, damit das Sekretariat in Ruhe telefonieren und Fristen klären kann.

Was kostet der digitale Empfang?

Ab 2.950 € zuzüglich Gerät, der Betrieb ab 199,95 € im Monat. Die Pakete stehen auf der Leistungsseite Empfang vor Ort.

Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?

Das klären wir im ersten Gespräch. Viele Programme haben Schnittstellen oder Importwege für Belege und Daten. Wo es keine gibt, bereitet das System die Daten so vor, dass die Übernahme schnell geht. Wir versprechen keine Anbindung, bevor wir sie bei dir geprüft haben.

Wie viel Zeit steckt in deinem Betrieb?

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