KI-Telefonassistent für Arztpraxen: Was ist erlaubt?

Was der Assistent tun darf und was nicht

Eine Norm, die Terminvergabe, Rezeptbestellung oder Weiterleitung ausdrücklich erlaubt oder verbietet, gibt es nach unserer Kenntnis nicht. Maßgeblich sind Datenschutz, Schweigepflicht und der Grundsatz, dass die Versorgung ärztlich verantwortet bleibt. Die KBV beschreibt KI-Systeme als Unterstützung und stellt klar, dass sie kein Ersatz für ärztliche Leistungen sind. Telefonassistenten und Chatbots nennt sie als Systeme für administrative Prozesse. Daraus ergibt sich eine sinnvolle Aufgabenteilung:

• Geeignet: Terminwünsche aufnehmen oder buchen, Rückrufbitten notieren, organisatorische Fragen beantworten (Öffnungszeiten, Anfahrt)
• Geeignet mit klaren Regeln: Rezeptwünsche aufnehmen und an das Team weitergeben, die Entscheidung trifft die Praxis
• Nicht geeignet: Symptome bewerten, Dringlichkeit einstufen, Diagnosen oder Therapieempfehlungen geben
• Pflicht der Konfiguration: Bei Hinweisen auf einen Notfall oder bei medizinischen Fragen übergibt der Assistent an das Praxisteam oder verweist auf den Notruf 112

Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO

Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt die Verarbeitung von Gesundheitsdaten grundsätzlich. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO erlaubt sie unter anderem für die Versorgung und Behandlung im Gesundheitsbereich sowie für die Verwaltung solcher Dienste. Ob die Aufnahme eines Terminwunsches durch einen KI-Assistenten darunter fällt, ist im Einzelfall zu prüfen.

Auch die Einordnung ist nicht einheitlich: Manche Fachleute halten Name und Terminwunsch für unkritisch, andere sehen schon im Anruf bei der Praxis ein Gesundheitsdatum. Der vorsichtige Weg: Behandle alle Anruferdaten wie Gesundheitsdaten. Ob du zusätzlich eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchst, klärst du mit deiner oder deinem Datenschutzbeauftragten.

Schweigepflicht und Auftragsverarbeitung

Ärzte stehen in § 203 Abs. 1 StGB ausdrücklich als Berufsgeheimnisträger. Wer ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich strafbar. Das gilt auch für mitwirkende Personen. Strafbar kann sich auch die Ärztin oder der Arzt machen, wenn sie oder er nicht dafür gesorgt hat, dass eine mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und diese ein Geheimnis offenbart. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt, Geheimnisse gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Darauf stützen sich externe Dienstleister.

Ältere Hinweise von BÄK und KBV empfehlen, die Verpflichtung des Dienstleisters aus Beweisgründen schriftlich zu vereinbaren. Auch Mitarbeiter, die beim technischen Support Kenntnis erlangen könnten, sollen verpflichtet werden. Die Hinweise wurden im Oktober 2025 umfassend aktualisiert, lies deshalb die aktuelle Fassung.

Verarbeitet der Anbieter Daten in deinem Auftrag, braucht es außerdem einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Praxis bleibt Verantwortliche. Welche Anforderungen an Cloud-Dienste für deine Praxis gelten, klärst du mit deinem Softwarehaus und deinem Datenschutzbeauftragten.

Transparenz nach Art. 50 KI-VO

Art. 50 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. August 2026. Anrufer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Laut KBV gilt das ausdrücklich für Telefonassistenten, die sich zu Gesprächsbeginn zu erkennen geben sollen. Die KV Sachsen sagt dasselbe für Chat- und Telefonbots und hält fest, dass die allgemeine KI-Aufklärung der Patienten mündlich erfolgen kann.

Fachleute weisen darauf hin, dass sich die Pflicht nach Art. 50 Abs. 1 KI-VO in erster Linie an den Anbieter des Systems richtet. Die KBV nimmt aber auch die Praxis als Betreiber in die Pflicht, auf die Erkennbarkeit zu achten. Verlass dich deshalb nicht allein auf den Anbieter, sondern teste die Ansage selbst. Sie sollte am Anfang des Gesprächs stehen, nicht erst am Ende.

Checkliste vor dem Start

1. Aufgaben festlegen: Was nimmt der Assistent auf, was gibt er nie selbst aus? Medizinische Fragen und Notfälle gehen an Menschen.
2. Vertrag prüfen: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB, auch für Support-Mitarbeiter des Anbieters.
3. Datenschutz klären: Datenschutzerklärung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, Rechtsgrundlage und Folgenabschätzung mit dem Datenschutzbeauftragten besprechen.
4. Ansage testen: Ruf selbst an und prüfe, ob die KI-Kennzeichnung sofort kommt.
5. Übergabe üben: Spiele Notfall und medizinische Fragen durch und kontrolliere regelmäßig die Gesprächsprotokolle.

Wie Sigence das umsetzt

Sigence baut digitale Mitarbeiter, die als Telefon-, WhatsApp- oder E-Mail-Agenten arbeiten. Für Praxen arbeiten wir mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Server in Deutschland sind möglich. Welche Aufgaben der Assistent übernimmt und wann er an dein Team übergibt, legen wir vorab gemeinsam fest. Rechtliche Einzelfragen beantwortet diese Seite nicht, sie ersetzt keine Rechtsberatung.